Cuando trabajamos en una empresa con sedes en diferentes países o con clientes extranjeros, es muy fácil que nos encontremos con que algunas personas con las que tenemos que contactar estén en otra franja horaria que nosotros.

En tal caso, ¿cómo se consigue que nuestros clientes nos puedan contactar y queden satisfechos? Y si un miembro de nuestro equipo no trabaja en el mismo horario, ¿cómo mantenerlo motivado y nuestros proyectos organizados y eficaces?

  1. No intentes estar disponible siempre.

¿Tu proyecto tiene que estar entregado a las 10 am JST y eso para ti son las 3 de la madrugada? ¿Mantienes reuniones con clientes o colaboradores a las 10 de la noche porque son las 4 de la tarde en Florida? Si en algún momento lo tienes que hacer, te lo puedes plantear como una excepción, pero a largo plazo un ritmo así no se puede mantener. En algún momento tendrás que dormir.

Lo suyo es que comentes el asunto con tus colaboradores y clientes y que encontréis una solución intermedia. No acuerdes entregas urgentes en horarios nocturnos. Si ambas partes son un poco flexibles, se puede encontrar una solución al problema. ¿Quizás la reunión con Florida puede tener lugar por la mañana y de esta forma cae en un horario que para ti es aceptable también?

En empresas grandes con oficinas en todo el mundo, en principio los trabajadores son conscientes de las dificultades que vienen con un equipo internacional. Sin embargo, es común que se de preferencia al horario de la sede central, digamos en Londres o Nueva York, y que eso afecte negativamente a los colaboradores en los sitios más lejanos, digamos en Asia. Pero si la empresa se consciencia de la problemática, también se puede solucionar, por ejemplo con unas cuantas reglas comunes para todos (no hay reuniones para nadie entre las 9 de la noche y las 7 de la mañana) y un horario rotativo para reuniones para que no siempre sean los mismos los que se tengan que quedar hasta más tarde para atenderlas.

  1. Mantén el contacto durante todo el proyecto

Independientemente de si son tus compañeros o tus clientes (o ambos) los que no trabajan en tu misma franja horaria, es aconsejable que mantengas el contacto con ellos durante todo el proyecto. Si cada uno trabaja por su lado hasta que finalice, seguramente habrá muchas dudas que quizás no se puedan solucionar de forma urgente porque la persona que tiene las respuestas ya no está en la oficina. Por ese motivo es muy importante comentar dudas, por pequeñas que sean, de forma inmediata y también, al ser posible, informar sobre el proceso del proyecto aunque no haya problemáticas concretas.

  1. Usa tecnologías para facilitar el proceso

Programas de gestión de proyectos como Asana, Murally o Trello y para compartir archivos como Dropbox, Google Drive, wetransfer etc. pueden ayudar a mantener todo el mundo a la misma altura del proyecto y cada uno puede acceder cuando mejor le venga.

  1. Visita tus clientes o colaboradores en persona cuando sea posible

Simplemente, no es lo mismo trabajar a distancia que trabajar en la misma oficina o tener una reunión en persona. Si hay alguna manera, conoce tus clientes, colaboradores y compañeros en persona, por ejemplo en ferias, congresos o eventos organizados por la empresa. Eso ayuda a mejorar la relación y crear confianza.

  1. No confundas las franjas horarias

¿Sabes qué hora es ahora mismo en Tokio? Cuando trabajamos con frecuencia con las mismas personas en una franja horaria concreta, al final nos acordamos de la hora que es allí ahora mismo. Pero cuando manejamos muchas franjas horarias diferentes o no nos encontramos con algunas muy a menudo, es fácil confundirnos. Usa herramientas como Every Timezone o Wordltime Buddy para consultar la hora de cualquier sitio del mundo de forma rápida. El Word Clock Meeting Planner incluso te ayudará a encontrar la mejor hora para tu reunión. Puedes intrducir tu ciudad en la herramienta y te ofrece varias horas que podrían funcionar. También marca las que son horas de trabajo, de tiempo libre y de dormir. 24 Time Zones te propone un mapamundi con todas las franjas horarias para poder consultar qué hora es en cada una de ellas. O simplemente usa la plantilla que hemos creado para ti.

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